各研究生培养单位：

档案管理工作是保证数据真实性、能够重现历史的重要手段，可分为档案收集、档案整理和档案利用三个部分，我们所提供的研究生学籍档案和教学档案属于档案收集部分，这项工作决定了档案管理工作后两个部分的质量和效率，对于学校重现研究生培养历史和毕业生档案利用都具有重要意义。

10月份，研究生院对我校各培养单位2021届毕业生学籍存档材料和2020-2021学年第二学期的教学档案进行了全面检查，各单位基本上都能够按照学校要求，认真完成学籍档案和教学档案的整理与保存，较好地保存了我校研究生教育的历史资料。现将检查结果予以反馈：

一．值得推广和学习的优秀经验做法：

（1）化学化工学院在毕业生学籍档案整理工作中组织班干部对所有存档材料进行规范性检查，集中处理档案中有划痕和修改印记的地方，处理方式规范，存档效果好。

（2）水利与环境学院毕业研究生统一按学校采集照片尺寸要求，采用质量好的专用相片纸打印学位论文答辩照片，存档照片规范、清楚，避免了张贴照片粘贴不规范、容易掉落的问题，有利于长期存档。

（3）材料科学与工程学院要求毕业研究生填写一式两份毕业生登记表，人事档案和学籍档案都能保存原件，避免了在复印件另外加盖学院公章的现象，方便毕业生的档案利用。

（4）材料科学与工程学院、化学化工学院按存档要求对硕博连读研究生的硕士阶段的材料进行存档，保障了研究生在各培养阶段存档材料的完整性。（特别提示：硕博连读研究生转为博士研究生后，硕士阶段的录取登记表、硕士阶段的培养计划和成绩单需要存学籍档案一份，硕士阶段的录取登记表和成绩单需要存个人档案一份）。

二．存在不完善的情况

1．学籍档案整理工作中存在的问题：

（1）存在硕博连读研究生硕士阶段存档材料不完整的情况；

（2）存在页码编排不规范或者存档材料中划痕和修改印记漏盖章的情况；

（3）学位论文开题、中期筛选、学位论文中期检查存在不填写意见、漏盖章、漏签字等问题，存在电子签名不清晰的情况；

（4）中期筛选、开题报告评分表各指标项存在不打小分只给总分或只填小分不汇总分的情况；

（5）存在学位论文答辩照片用质量较差的相纸甚至A4纸打印，不便于长期留存的情况；

（6）存在独立运行平台档案不能及时提交至依托培养单位统一审核提交的情况。

2.教学档案整理工作中存在的问题

（1）教学档案存在部分非学位课未按照统一考核模板向学生提供考核要求导致研究生提交的大作业无统一格式的问题；

（2）学位课未按教学管理要求提供完整存档材料等情况；

（3）研究生考试答题本封面登记成绩不完整、教师不签名等情况。

望各培养单位能够针对于以上工作经验和集中出现的问题，认真核查本单位学籍档案和教学档案整理过程中存在的不足之处，建立本单位研究生教育存档材料整理工作问题清单，制定整改措施，于11月19日前将附件1纸质盖章版及电子稿交于研究生院培养办备案，为今后的档案整理工作提供标准和规范。

联系电话：66910；邮箱：haoxy@ujn.edu.cn

研究生院

2021年10月27日