研究生学籍档案整理包括纸质版材料的页码编排，通过济南大学档案信息管理系统（以下简称系统）完成电子版卷内目录的维护，并打印卷内目录、填写档案备考表。
所有的纸质档案材料如存在划痕或信息修改痕迹，应加盖研究生培养单位的盖章。
（一）页码编写，必须用铅笔
正反面都有保存价值信息，正面在“右下角编写页码”，反面在“左下角编写页码”；页码编写必须清楚、准确无误，不能出现漏编或重复编写页码情况；文档封面只要有文字信息，必须编写页码。
（二）学位论文答辩采集照片要求（含背景及照片内容要求）
根据学位论文答辩工作的相关通知，具体要求如下：
答辩过程中对每个答辩人应至少拍3张5寸照片，一张为答辩过程中含答辩人、部分答辩委员会成员及条幅的照片，一张为答辩委员会主席宣读决议时照片（含答辩人），一张为答辩委员会成员及答辩人的合影。
（三）学位论文答辩采集照片张贴要求
A4打印纸，距左侧边1-2厘米并排自上而下张贴（不要重叠张贴，保证粘贴质量），A4纸右下角填写“学号、姓名、学科领域、答辩时间、答辩地点”等信息。张贴模板见附件1。
（四）整理档案的时间和要求
1.所有研究生应在毕业离校前完成。学院应集中组织毕业研究生及同等学力申请硕士学位人员对纸质档案材料进行整理，研究生应在秘书指导下完成页码编排、线下卷内目录填写工作。
2.各培养单位在领取非全日制研究生毕业证书或同等学力申请硕士学位人员的学位证书前，首先完成纸质学籍档案整理工作。
（五）打印卷内目录
卷内目录可批量打印。打印前要确保卷内目录维护信息完整、特殊情况（休学、复学、延长学习时间等学籍异动材料、硕博连读生在硕士阶段的材料、优秀论文推荐表等）要有纸质档案并新增到档案管理系统卷内目录中。
（六）填写“档案备考表”
档案备考表（附件2）每人一张，由学院统一打印签字（或盖签字章），不得复印。时间为研究生获学位时间的年月日。
（七）档案移交
学院应按研究生院和档案馆商定的日期移交档案，具体以通知为准。
每个研究生档案独立成卷，完整的档案包括：从档案管理系统打印的卷内目录（一份），编排页号的纸质档案，档案备考表（每人一张）。
要求学院将学籍档案材料（档案袋封面上填写学号、姓名、学科，便于排序）按学生类型，学号从小到大顺序打包。
（八）档案整理具体注意事项见附件3
（九）移交档案交接表见附件4。
(十)学籍档案卷内目录模板（线下学生使用）（附件5）
（十一）系统使用手册及相关操作说明
档案管理系统登录地址：http://172.16.226.42:8080/login.jsp
系统使用手册及相关操作说明见附件6、附件7、附件8、附件9、附件10。
