研究生学籍档案整理包括纸质版材料的页码编排，通过济南大学档案信息管理系统（以下简称系统）完成电子版卷内目录的维护，并打印卷内目录、填写档案备考表。

所有的纸质档案材料如存在划痕或信息修改痕迹，应加盖研究生培养单位的盖章。

（一）页码编写，必须用铅笔

正反面都有文字信息（含学位论文中带有页眉标题,内容为空白的页面），正面页在“右下角编写页码”，反面页在“左下角编写页码”；页码编写必须清楚、准确无误，不能出现漏编或重复编写页码情况；文档封面只要有文字信息，必须编写页码。

（二）学位论文答辩采集照片要求（含背景及照片内容要求）

根据学位论文答辩工作的相关通知，具体要求如下：

答辩过程中对每个答辩人应至少拍3张5寸照片，一张为答辩过程中含答辩人、部分答辩委员会成员及条幅的照片，一张为答辩委员会主席宣读决议时照片（含答辩人），一张为答辩委员会成员及答辩人的合影。

（三）学位论文答辩采集照片打印张贴要求

1.专用相纸打印照片：要求将照片直接打印在专用相纸上，A4纸尺寸，右下角打印上“学号、姓名、学科领域、答辩时间、答辩地点”。

2.洗印照片：要求粘贴在A4打印纸，距左侧边1-2厘米并排自上而下张贴（不要重叠张贴，均匀涂抹胶水，保证粘贴结实），A4纸右下角填写“学号、姓名、学科领域、答辩时间、答辩地点”等信息。张贴模板见附件1。

（四）整理档案的时间和要求

1.所有研究生（包括全日制学术学位、全日制专业学位、非全日制专业学位）在毕业离校前、在职同等学力申请硕士学位人员在拿到学位证前，学院应集中组织所有毕业研究生及同等学力申请硕士学位人员对纸质档案材料进行规范整理。

研究生秘书应熟悉学籍档案规范整理流程，认真组织归档培训。针对相关研究生各类特殊情况（如休学、复学、提前或延期毕业、身份证信息变更、论文多次送审评阅意见书或申诉申请等材料、优秀研究生学位论文推荐表、硕博连读等），要提前落实，确保学籍存档材料完整准确。

学籍档案页码编写环节应准确无误、符合规定。卷内目录页码填写，除了最后一项必须填写开始页码-结束页码外，其他项只填写开始页码。

2.各培养单位在发放非全日制专业学位研究生毕业证书、学位证书前或在职同等学力申请硕士学位人员发放学位证书前，必须完成纸质学籍档案整理工作。

（五）打印卷内目录

卷内目录可批量打印。打印前要确保卷内目录信息完整，特殊情况须新增的目录是否有遗漏。（同时保证纸质档案材料和卷内目录严格对应，避免出现目录有，纸质材料缺失或有纸质材料，目录中缺失情况。）

各类特殊情况新增的目录，按完整文档标题填写（附带多项相关证明材料，标题后加上“等相关材料”）。

（六）填写“档案备考表”

档案备考表（附件2）每人一张，由学院统一打印签字（或盖签字章），不得复印。时间为研究生获学位时间的年月日。

（七）档案移交

学院应按研究生院和档案馆商定的日期移交档案，具体以通知为准。

每个研究生档案独立成卷，完整的档案包括：从档案管理系统打印的卷内目录（一份），编排页号的纸质档案，档案备考表（每人一张）。

要求学院将学籍档案材料（档案袋封面上填写学号、姓名、学科，便于排序）按学生类型，学号从小到大顺序打包。

（八）档案整理具体注意事项见附件3

（九）移交档案交接表见附件4。

(十)学籍档案卷内目录模板（线下学生整理学籍档案使用）（附件5）

（十一）系统使用手册及相关操作说明

档案管理系统登录地址：http://172.16.226.42:8080/login.jsp

系统使用手册及相关操作说明见附件6、附件7、附件8、附件9、附件10。